De sleutel tot een effectieve organisatie ligt in het prioriteren van categorisering. Voordat ze worden georganiseerd, moeten items systematisch worden gecategoriseerd op basis van gebruiksfrequentie, functie of gebruiksscenario. Vervolgens moeten voor elke categorie de juiste opslagtools worden geselecteerd. In een kantooromgeving kunnen bestanden bijvoorbeeld worden geclassificeerd als 'in behandeling', 'voltooid' of 'archief voor lange- termijn', en vervolgens worden opgeslagen in archiefdozen, documenthouders of laden. Deze categorisering-en vervolgens-de organisatiebenadering voorkomt herhaalde reorganisaties later, waardoor de algehele managementefficiëntie wordt verbeterd.
Ten tweede is de techniek van het ‘rationeel benutten van de ruimte’ cruciaal. Verschillende soorten opslagproducten hebben verschillende methoden voor ruimtegebruik en hun structurele voordelen moeten worden gemaximaliseerd. Staande opbergplanken zijn bijvoorbeeld geschikt voor het opbergen van dossiers of boeken, waarbij de verticale ruimte volledig wordt benut; laden zijn geschikt voor het categoriseren van kleine spullen, om rommel te voorkomen; stapelbare of modulaire opbergproducten kunnen flexibel worden gecombineerd afhankelijk van de ruimtegrootte. In de praktijk kan het principe van "veelgebruikte items op de bovenste of buitenste planken, en minder vaak gebruikte items op de onderste of binnenste planken" worden gecombineerd voor gemakkelijkere toegang.
Bovendien zijn "dynamische organisatie en regelmatig onderhoud" essentieel tijdens het dagelijks gebruik. Organiseren is geen eenmalige taak-, maar vereist voortdurende aanpassing op basis van gebruik. Ruim bijvoorbeeld regelmatig ongebruikte spullen op om te voorkomen dat ze zich opstapelen en ruimte in beslag nemen; Controleer ook de opslagcontainers op schade of vervorming en vervang of herschik ze indien nodig. Bovendien helpt het netjes houden van opslagcontainers en het vermijden van overbevolking hun levensduur te verlengen en een algehele nette en efficiënte omgeving te behouden.